ICI București va verifica conformitatea documentelor predate de către reprezentanţii entitățiilor sau de către împuterniciţii acestora, după cum urmează:

A. Secretariatul primește dosarul de la reprezentantul sau împuternicitul entității / solicitantului în baza documentelor primite:

• a. În cazul transmiterii pe cale electronică a documentelor se verifică conformitatea acestora şi completitudinea lor faţă de cerinţele descrise la pct. 5:
• i. Documentele transmise electronic trebuie să fie semnate cu certificat digital calificat înregistrat pentru CUI-ul solicitantului. Se verifică faptul că documentele au fost semnate folosind o semnătura electronică
• b. În cazul depunerii dosarului la secretariat, se verifică conformitatea şi completitudinea documentelor descrise la pct. 5:
• i. Se verifică documentele pentru completitudine și legalitate;

B. După verificarea documentelor, se eliberează număr de înregistrare a dosarului, pentru situația în care documentele sunt conforme cu solicitările de la punctul A.

C. La eliberarea numărului de înregistrare a solicitării se înscrie în registrul de intrări de către reprezentantul registraturii data depunerii dosarului şi semnează Anexa 1.2 – Declarație de informare de către reprezentantul entității / solicitantului (ICI – F1.2 – PO – 08.2 – 01), după care se emite factură proformă, cu termen de plată 4 zile lucrătoare;

D. Plata facturii proforme se va face de către solicitantul care dorește avizarea documentației tehnice. Nu se acceptă plăți efectuate de către terțe persoane în numele solicitantului înregistrat.

E. Documentele depuse de către solicitantul avizării se păstrează la ICI București împreună cu confirmarea plății efectuate atașate dosarului.

F. După confirmarea plății se transmite un e-mail către solicitantul avizării prin care se confirmă plata efectuată.

ICI București va comunica solicitantului, motivele pentru respingerea documentelor, după cum urmează:

A. La depunerea documentelor, reprezentantul ICI București va verifica conformitatea acestora, în ordinea descrisă anterior, din prezenta procedură. În situația în care documentele depuse nu sunt conforme sau incomplete dosarul se refuză.

B. În cazul în care plata facturii proforme nu este efectuată în termenul prevăzut anterior, la punctul C se va solicita reînregistrarea cererii şi emiterea unei noi proforme.

C. Dosarul respins poate fi depus la o dată ulterioară, de către furnizor, reluându-se procedura de avizare (inclusiv emiterea unei noi facturi proforme).